Tag e intranet

Le imprese sono per definizione realtà strutturate in modo gerarchico. E anche l’informatica in tutti questi anni ci ha imposto di archiviare diligentemente tutti i nostri file in cartelle e cartelline. Non c’è da stupirsi se una buona parte degli strumenti per gestire la conoscenza disponibili sulle intranet di oggi tendono ad essere costruite su modelli strutturati e gerarchici, in cui qualcuno ha deciso come suddividere le informazioni in divisioni, dipartimenti, reparti, uffici, ecc.
Oggi qualcosa sta cambiando: nuove tecnologie provenienti dal cosiddetto “web 2.0” stanno superando i confini dei nostri firewall ed entrando in azienda.

Il primo elemento dirompente sono stati i link. Con l’introduzione dei browser tutto ad un tratto un ogni informazione, a prescindere dalla sua posizione fisica nella rete, poteva essere facilmente “linkata” da una o da cento pagine web. I link sono uno dei pilastri su cui è nato e si è sviluppato il web, offrendo a tutti la possibilità di creare delle versioni personalizzate della conoscenza attraverso delle raccolte di link.

Nelle intranet di oggi nuovi strumenti consentono di creare link in modo facile ed intuitivo. Il valore dell’uso di blog, wiki e di applicazioni di bookmarking in ambito aziendale è proprio la facilità con cui questi strumenti consentono a chiunque di creare dei documenti ricchi di contenuti originali e soprattutto di link verso risorse che si possono trovare sia all’interno, sia all’esterno della intranet aziendale.

Il passo successivo nell’organizzazione dei contenuti è l’uso dei tag. I tag (potremmo tradurre in italiano il termine usando la parola “etichette”), sono piccoli elementi di informazione, di solito composti solo da una o due parole, che gli utenti di un sistema possono “appiccicare” virtualmente ad un documento, una pagina web, una fotografia o qualunque altro oggetto accessibile attraverso un browser.

I tag possono servire ad aiutare altri utenti ad avere un’idea dei contenuti di un file prima di scaricarlo, a sapere chi sono le persone raffigurate in una fotografia o a trovare una pagina web che parla di uno specifico argomento. Ma oltre ad essere letti da persone, i tag possono essere analizzati da particolari programmi in grado di raccoglierli, organizzarli e catalogarli e creare nuovi modi per interpretare e visualizzare la conoscenza.

Navigando sul web può esservi capitato di imbattervi in delle “tag cloud”, quegli insiemi di parole di dimensioni e colori diversi che ormai arricchiscono le prime pagine di diversi portali. Una tag cloud rappresenta l’insieme dei tag più usati dagli utenti di un certo servizio, rendendo la dimensione del singolo tag  proporzionale all’uso che ne è stato fatto (le parole più grandi corrispondono ai tag più usati).

In questi giorni per esempio nelle tag cloud dei siti pubblici spiccano per dimensione i tag “Sarkozy” e “Partito Democratico” oltre a “Salone del Mobile” e “Bullismo”. La medesima tecnologia applicata in ambito intranet genera una tag cloud con nomi di clienti, di progetti e prodotti ed è in grado di fornire una fotografia sorprendentemente dettagliata della vita aziendale, offrendo un sistema molto rapido per mettere le informazioni chiave a portata di un click.
Rispetto a strumenti di archiviazione tradizionali la differenza fondamentale che caratterizza i tag è che si tratta di fenomeni emergenti, ovvero completamente derivati dal lavoro delle persone che collaborano e senza che alcuna struttura sia stata definita in precedenza. Ogni persona nel sistema è libera di assegnare i tag che ritiene più opportuni a ciò che incontra, di conseguenza il risultato di questo lavoro condiviso spesso non è uno strumento di catalogazione preciso, ma bisogna sottolineare come lo scopo di questa tecnologia non è la sostituzione delle tassonomie tradizionali (continuerà ad essere utile salvare i file nelle apposite cartelle sui server), bensì offre la possibilità di individuare rapidamente informazioni rilevanti che altrimenti non avremmo mai raggiunto, eliminando contemporaneamente il rumore di fondo che caratterizza sempre di più l’accesso ai contenuti di oggi.